Le processus eDecree

Afin de fournir la plus haute qualité de service et ce, pour chaque transcription que nous délivrons, chez eDecree nous suivons une approche disciplinée pour chacun de nos clients. Tous les comptes sont attribués à un responsable de compte principal et un responsable de compte adjoint, tous deux supervisés par le gestionnaire d’opérations.

L’expérience client :

Pilote

  • Cela commence par un court pilote pour eDecree afin de comprendre vos exigences et pour vous permettre de vous familiariser avec notre processus et notre qualité. Bien que nous puissions vous donner une estimation de prix à l’avance sur une base par minute pour les travaux ponctuels, une fois que nous avons terminé un pilote, nous fournissons des prix à long terme pour les relations continues à volume élevé.

  1. Intégration

    • Une fois que nous avons terminé le pilote et que nous sommes parvenus à un accord sur le prix, notre première étape dans le processus d’intégration consiste à travailler directement avec vous pour créer un manuel de transcription, si vous n'en avez pas un déjà. Cela impliquerait des directives de langue et de mise en page, y compris ce que vous voulez qui soit écrit en lettres majuscules et en italique. Ceci est suivi par la création de modèles Microsoft Word pour s’assurer que tout le travail que nous produisons reste le même dans la mise en forme et la mise en page. Nous formons ensuite notre personnel pendant deux semaines sur le travail, avec un chef d’équipe qui examine tout le travail pendant ces deux semaines, avant de supprimer cette couche supplémentaire de révision. 

    • Pour nous assurer que nos transcriptions répondent systématiquement à vos exigences de formatage. La documentation interne spécifique au client fait partie de notre processus d’intégration, cela garantit que tout le personnel est familier avec le formatage et les exigences des clients.

  2. Production

    • Toutes nos transcriptions suivent un processus en plusieurs étapes. Un transcripteur tape d’abord le contenu de l'audio ou vidéo, suivi d’un réviseur audio qui examine l’intégralité de la transcription. Et enfin, le responsable du compte effectue un audit rapide de la transcription avant de la livrer. En plus de cela, les évaluations du flux de travail, les examens de la qualité et les audits aléatoires par les responsables de compte ainsi que par la haute direction font partie de notre processus de travail, étant donné que la haute précision fait partie de nos accords de service avec nos clients, qui s’attendent à ce que nous délivrons des transcriptions finales.

    • Nous créons des listes de contrôle pour toutes les étapes de notre processus de transcription, y compris la saisie, la révision audio et la publication, au cours de notre processus d’intégration. Ces listes de contrôle sont mises à jour régulièrement, en fonction des commentaires des clients. Et ces listes de contrôle sont disponibles pour faciliter l’accès sur l’intranet de notre personnel.

    • Pour les travaux urgents, en fonction de la durée du travail et du délai d’exécution prévu, nous pouvons répartir le travail entre plusieurs transcripteurs, puis demander à un réviseur audio de fusionner la transcription et d’effectuer un examen complet du fichier pour assurer la cohérence des changements d'interlocuteurs et de l’orthographe.

    • Pour les tâches volumineuses de plusieurs jours (telles que les procédures s'étalant sur plusieurs jours) et les tâches réparties sur plusieurs ressources, afin d’assurer la continuité et la cohérence de l'orthographe et du contexte, nous créons des documents internes partagés contenant des listes de référence et des informations sur le cas, y compris le contenu recherché.

  3. Transfert de fichiers

    • Nous pouvons recevoir des fichiers audios via des systèmes de partage de fichiers en ligne, FTP, courrier électronique et courrier standard. Nous sommes actuellement en mesure de prendre en charge tous les formats audio et vidéo fournis par les clients, y compris mp3, dss, mp4, wav, mp4 vidéo et FTR. Pour les audios wav multicanaux, nous utilisons un logiciel de montage audio pour fusionner les canaux afin de nous assurer que les flux sont synchronisés pour plus d’efficacité et de facilité d’utilisation dans notre logiciel de transcription.

    • Les transcriptions sont fournies en formats MS Word, PDF, texte et ASCII. Ils peuvent être envoyés par courrier électronique, déposés dans des systèmes de partage de fichiers ou soumis directement dans des systèmes clients. Si nécessaire, nous nous connectons aux systèmes clients pour traiter les transcriptions.

  4. Facturation et paiement

  5. Enregistrements & Rapports

    • Pour les clients qui ont besoin de révisions et de rapports continus sur les comptes, le responsable de compte et le responsable des opérations assignés effectueront des vérifications d'enregistrement et transmettront les rapports au besoin.